03.09.2025

Ob interne Kommunikation, Projektplanung oder Marketing – digitale Tools helfen, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und im Team besser zusammenzuarbeiten. Das Beste: Viele davon sind kostenlos und lassen sich ohne großen Aufwand in den Arbeitsalltag integrieren. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich der Einsatz dieser Helfer, um mit wenig Budget viel Wirkung zu erzielen.

Wir stellen Ihnen acht praxiserprobte Anwendungen vor – jeweils mit mehreren Alternativen – und geben Tipps, wie Sie diese sofort einsetzen können.

1.Kommunikation leicht gemacht: Microsoft Teams (Free) & Zoom Basic

Für schnelle Absprachen im Team oder digitale Kundengespräche sind Video- und Chatlösungen unverzichtbar. Microsoft Teams bietet Chatfunktionen, Videokonferenzen und Dateifreigaben. Zoom Basic eignet sich für Online-Meetings bis 40 Minuten und überzeugt durch einfache Bedienung.

Alternativen:

• Google Meet – Direkt über den Google-Account nutzbar, ohne zusätzliche Installation
• Jitsi Meet – Open-Source-Lösung, DSGVO-freundlich und ohne Anmeldung

Tipp: Nutzen Sie die Kalenderintegration von Microsoft Teams, um Meetings direkt aus Ihrem Terminplaner heraus zu starten und Terminüberschneidungen zu vermeiden.

2. Projektplanung im Griff: Trello

Mit Trello organisieren Sie Projekte visuell in Boards, Listen und Karten. Deadlines, Verantwortlichkeiten und Fortschritte bleiben so für alle transparent. Dateien, Checklisten und Benachrichtigungen lassen sich direkt an Aufgaben anfügen.

Alternativen:

• Asana – Intuitiv, mit Timeline-Ansicht und vielen Integrationen
• ClickUp – Flexibel, mit To-do-Listen, Boards und Kalenderfunktionen

Tipp: Legen Sie für jedes Projekt ein eigenes Board an und nutzen Sie farbige Labels, um Prioritäten oder Themen zu kennzeichnen.

3. Gemeinsam Dokumente bearbeiten: Google Workspace (Free)

Mit Google Docs, Sheets und Slides können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit im Team bearbeiten – kostenlos und von überall zugänglich.

Alternativen:

• OnlyOffice – Open-Source und DSGVO-konform, auch zur Selbst-Hosting-Lösung geeignet
• Zoho WorkDrive – Cloud-Speicher mit integriertem Office-Paket

Tipp: Legen Sie eine klare Ordnerstruktur in Google Drive oder Ihrem gewählten Tool an, damit Dokumente leicht auffindbar sind.

4. Social Media einfach managen: Buffer (Free Plan)

Mit Buffer planen und veröffentlichen Sie Beiträge auf verschiedenen Social-Media-Kanälen automatisch. So müssen Sie nicht jeden Post manuell einstellen und erreichen Ihre Zielgruppe zu den optimalen Zeiten.

Alternativen:

• Later – Ideal für visuelle Plattformen wie Instagram
• Hootsuite (Free) – Umfangreich, mit Analysefunktionen und Teamzugang

Tipp: Analysieren Sie, wann Ihre Follower am aktivsten sind, und richten Sie Ihre Veröffentlichungszeiten danach aus.

5. Grafiken gestalten ohne Designkenntnisse: Canva (Free)

Mit Canva erstellen Sie professionelle Grafiken, Präsentationen und Social-Media-Posts auf Basis von Vorlagen.

Alternativen:

• VistaCreate – Ähnlich wie Canva, mit vielen lizenzfreien Fotos und Videos
• Adobe Express (Free) – Von Adobe, mit Vorlagen und einfacher Bedienung

Tipp: Speichern Sie Ihre Unternehmensfarben und -logos im „Brand Kit“, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.

6. Passwörter sicher verwalten: Bitwarden

Bitwarden ist ein Open-Source-Passwortmanager, der Ihre Zugangsdaten sicher verschlüsselt speichert und geräteübergreifend synchronisiert.

Alternativen:

• KeePassXC – Lokale Passwortverwaltung, Open-Source
• NordPass (Free) – Einfach zu bedienen, mit Cloud-Synchronisation

Tipp: Nutzen Sie die Funktion zur automatischen Passwortgenerierung, um für jedes Konto ein einzigartiges und sicheres Passwort zu verwenden.

7. Schnelle Notizen und Ideen sammeln: Notion (Free)

Notion kombiniert Notizen, Aufgabenlisten, Datenbanken und Projektplanung in einem Tool.

Alternativen:

• Evernote (Free) – Klassisches Notiz-Tool mit Webclipper
• Obsidian – Für strukturierte Wissensdatenbanken, besonders flexibel

Tipp: Verwenden Sie Vorlagen, um wiederkehrende Prozesse zu standardisieren und Zeit zu sparen.

8. Miro – visuelle Zusammenarbeit leicht gemacht

Ob Brainstorming, Projektplanung oder Team-Meetings: Mit Miro können Sie digitale Whiteboards erstellen, auf denen alle Beteiligten gleichzeitig arbeiten. Sie sammeln Ideen mit digitalen Post-its, entwickeln Prozessdiagramme oder halten Workshops interaktiv fest – auch wenn Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten. Besonders für hybride oder remote arbeitende Teams ist Miro eine echte Bereicherung.

Alternativen:

• Mural – Ideal für kreative Workshops, mit vielen Vorlagen für Design Thinking oder agiles Arbeiten.
• Conceptboard – Besonders stark bei visuellen Projekten, da sich hier auch große Bilddateien und Entwürfe gemeinsam bearbeiten lassen.

Fazit

Digitale Tools müssen nicht teuer sein, um Ihren Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern. Mit den richtigen kostenlosen Anwendungen können Sie Aufgaben besser organisieren, im Team reibungslos zusammenarbeiten und Ihre Marketingaktivitäten effizienter gestalten. Wählen Sie ein Tool aus, das Ihnen aktuell am meisten Arbeit abnimmt, und integrieren Sie es Schritt für Schritt in Ihre Abläufe. So bleiben Sie digital fit – ohne Ihr Budget zu belasten.